Allgemeine Geschäftsbedingungen

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Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Heldenwerft GmbH (nachfolgend „Auftragsdock“) und ihren Kunden über die Nutzung des Dienstes Auftragsdock.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Auftragsdock ihnen nicht ausdrücklich widerspricht, es sei denn, Auftragsdock stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

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Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von Auftragsdock auf der Website ist kein verbindliches Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Kunde gibt ein verbindliches Angebot ab, indem er das Auftragsformular auf der Website absendet, eine Beauftragung per E-Mail übermittelt oder ein schriftliches Auftragsformular unterzeichnet.

(3) Der Vertrag kommt erst durch die Auftragsbestätigung von Auftragsdock in Textform zustande. Auftragsdock ist zur Annahme eines Angebots nicht verpflichtet.

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Leistungsumfang

(1) Auftragsdock liest eingehende Aufträge der Geschäftskunden des Kunden (nachfolgend „Kundenaufträge“) aus E-Mail, PDF und gescannten Dokumenten aus, gleicht die enthaltenen Positionen gegen die vom Kunden bereitgestellten Stammdaten ab und stellt das Ergebnis als Auftragsentwurf zur Prüfung und Freigabe durch den Kunden bereit.

(2) Positionen, die sich nicht eindeutig einem Datensatz aus den Stammdaten des Kunden zuordnen lassen, werden als klärungsbedürftig gekennzeichnet und nicht automatisch zugeordnet. Artikelnummern, Preise und Adressen werden ausschließlich aus den Stammdaten des Kunden übernommen und nicht durch Auftragsdock erzeugt.

(3) Auftragsdock löst keine Aufträge im Warenwirtschafts- oder ERP-System des Kunden aus. Die Übernahme eines Auftragsentwurfs erfolgt ausschließlich nach Freigabe durch den Kunden.

(4) Im monatlichen Entgelt enthalten ist die Anpassung der Verarbeitung an neue oder geänderte Auftragsformate innerhalb der in Absatz 1 genannten Eingangskanäle. Nicht enthalten und gesondert zu vereinbaren sind insbesondere die Anbindung weiterer Eingangskanäle (etwa EDI, Kundenportale oder Programmierschnittstellen) sowie Änderungen an der Übergabe der Auftragsentwürfe in das System des Kunden.

(5) Auftragsdock ist berechtigt, zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einzusetzen. Die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Ziffer 10.

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Einrichtung

(1) Vor Beginn der laufenden Nutzung richtet Auftragsdock den Dienst für den Kunden ein. Die Einrichtung umfasst den Abgleich mit den Stammdaten des Kunden, die Abbildung seiner Eingangswege und einen Test an bereits vorliegenden Kundenaufträgen.

(2) Die laufende Nutzung beginnt mit der Mitteilung von Auftragsdock in Textform, dass die Einrichtung abgeschlossen ist.

(3) Zeigt sich während der Einrichtung, dass die Kundenaufträge aus Gründen, die nicht in einer Verletzung seiner Mitwirkungspflichten liegen, nicht zuverlässig verarbeitet werden können, kann der Kunde den Vertrag vor Beginn der laufenden Nutzung ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Die Einrichtungsgebühr bleibt in diesem Fall geschuldet; ein laufendes Entgelt (monatliches Entgelt oder Jahresentgelt) fällt nicht an.

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Vergütung und Zahlung

(1) Die Vergütung besteht aus einer einmaligen Einrichtungsgebühr und einem laufenden Entgelt. Das laufende Entgelt schuldet der Kunde nach seiner Wahl als monatliches Entgelt (Monatsvertrag, Standard) oder als Jahresentgelt (Jahresvertrag). Maßgeblich sind die in der Auftragsbestätigung genannten Beträge und das dort gewählte Vertragsmodell. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Einrichtungsgebühr wird bei jedem Vertrag gesondert berechnet, auch beim Jahresvertrag. Auftragsdock stellt sie sieben Tage nach Vertragsschluss in Rechnung. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(3) Beim Monatsvertrag wird das monatliche Entgelt ab Beginn der laufenden Nutzung monatlich im Voraus berechnet; für den ersten angebrochenen Monat anteilig.

(4) Beim Jahresvertrag entspricht das Jahresentgelt zehn monatlichen Entgelten für jeweils zwölf Monate Nutzung („10 Monate zahlen, 12 nutzen“). Es wird für jeden Zwölfmonatszeitraum im Voraus berechnet, erstmals mit Beginn der laufenden Nutzung, danach jeweils zu Beginn des Verlängerungszeitraums. Der Leistungsumfang entspricht dem des Monatsvertrags.

(5) Das Entgelt umfasst die Verarbeitung der in der Auftragsbestätigung genannten Anzahl an Kundenaufträgen je Kalendermonat. Als Kundenauftrag zählt jeder von Auftragsdock erzeugte Auftragsentwurf. Nachrichten, die erkennbar keinen Kundenauftrag enthalten, werden nicht gezählt. Übersteigt die Anzahl in einem Kalendermonat das Kontingent, wird jeder weitere Kundenauftrag mit dem in der Auftragsbestätigung genannten Satz berechnet und mit der Rechnung des Folgemonats gesondert ausgewiesen, auch beim Jahresvertrag. Nicht genutztes Kontingent verfällt zum Monatsende.

(6) Monatliche Rechnungen, Jahresrechnungen und Rechnungen über weitere Kundenaufträge sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(7) Auftragsdock kann die Entgelte mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Beginn eines Kalendermonats anpassen. Beim Jahresvertrag wirkt eine Anpassung erst zum Beginn des nächsten Zwölfmonatszeitraums. Im Fall einer Erhöhung kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens kündigen; auf dieses Recht wird in der Ankündigung hingewiesen.

(8) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

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Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt die für die Leistung erforderlichen Informationen rechtzeitig und in verarbeitbarer Form bereit, insbesondere:

• einen aktuellen Artikel- und Kundenstamm sowie dessen laufende Aktualisierung
• den Zugang zu den eingehenden Kundenaufträgen, etwa durch Weiterleitung eines Postfachs
• eine Ansprechperson für Rückfragen

(2) Der Kunde prüft jeden Auftragsentwurf vor der Freigabe mit der Sorgfalt, die er auch bei einer manuellen Erfassung anwenden würde. Diese Prüfung wird durch die Nutzung von Auftragsdock nicht ersetzt.

(3) Soweit Auftragsdock eine Leistung wegen fehlender, verspäteter oder fehlerhafter Mitwirkung des Kunden nicht oder nicht rechtzeitig erbringen kann, liegt darin keine Pflichtverletzung von Auftragsdock.

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Laufzeit und Kündigung

(1) Der Monatsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann nach Beginn der laufenden Nutzung von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen in Textform gekündigt werden.

(2) Der Jahresvertrag hat eine Laufzeit von zwölf Monaten ab Beginn der laufenden Nutzung. Er verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Seite mit einer Frist von 30 Tagen vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Während der Laufzeit ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Auftragsdock insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung eines Betrags, der zwei Monatsentgelten entspricht, in Verzug ist, oder wenn er den Dienst rechtswidrig nutzt.

(4) Endet ein Jahresvertrag vor Ablauf des laufenden Zwölfmonatszeitraums, weil der Kunde aus wichtigem Grund kündigt, den Auftragsdock zu vertreten hat, erstattet Auftragsdock das im Voraus gezahlte Jahresentgelt anteilig für die nicht genutzten vollen Kalendermonate. Endet der Vertrag vorzeitig, weil Auftragsdock aus einem vom Kunden zu vertretenden wichtigen Grund kündigt, bleibt das Jahresentgelt für den laufenden Zwölfmonatszeitraum geschuldet; Auftragsdock muss sich ersparte Aufwendungen anrechnen lassen.

(5) Nach Vertragsende gibt Auftragsdock die Daten des Kunden nach dessen Wahl heraus oder löscht sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Näheres regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

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Verfügbarkeit und Mängel

(1) Auftragsdock stellt den Dienst in einem für die vertragsgemäße Nutzung geeigneten Zustand bereit. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und angekündigt.

(2) Keinen Mangel stellen dar:

• die Kennzeichnung von Positionen als klärungsbedürftig nach Ziffer 3 Absatz 2, da sie dem vertragsgemäßen Verhalten des Dienstes entspricht
• Abweichungen, die auf unvollständigen, veralteten oder fehlerhaften Stammdaten des Kunden beruhen
• Beeinträchtigungen durch höhere Gewalt oder durch allgemeine Störungen öffentlicher Kommunikationsnetze, die Auftragsdock nicht zu vertreten hat

(3) Der Kunde teilt Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung mit. Auftragsdock beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist.

(4) Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit in Ziffer 9 nichts Abweichendes bestimmt ist.

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Haftung

(1) Auftragsdock haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie bei arglistig verschwiegenen Mängeln.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Auftragsdock nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf 25.000 Euro je Schadensfall und 50.000 Euro je Vertragsjahr.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Absatz 1, 1. Alternative BGB), ist ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haftet Auftragsdock nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger und dem Risiko angemessener Datensicherung durch den Kunden für ihre Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(5) Die Berücksichtigung eines Mitverschuldens des Kunden nach § 254 BGB bleibt unberührt. Dies gilt insbesondere für Schäden aus Auftragsentwürfen, die der Kunde freigegeben hat, obwohl ein Fehler bei der ihm nach Ziffer 6 Absatz 2 obliegenden Prüfung erkennbar gewesen wäre.

(6) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Auftragsdock.

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Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Soweit Auftragsdock personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser geht den Regelungen dieser Bedingungen im Falle eines Widerspruchs vor.

(2) Die Auftrags- und Stammdaten des Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

(3) Beide Parteien behandeln die im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus. Dies gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder deren Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

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Änderungen dieser Bedingungen

(1) Auftragsdock kann diese Bedingungen ändern, soweit dies aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Rahmenbedingungen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen der Hauptleistungspflichten und der Entgelte sind hiervon ausgenommen; für Entgelte gilt Ziffer 5 Absatz 7.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

(3) Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Bedingungen fort. Das Recht beider Seiten zur ordentlichen Kündigung nach Ziffer 7 bleibt unberührt.

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Schlussbestimmungen

(1) Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen Bedingungen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen im Übrigen der Textform.

(2) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(3) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Flensburg. Auftragsdock ist berechtigt, auch am Sitz des Kunden zu klagen.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: Oktober 2026