Auftragseingang ohne Abtippen.
Auftragsdock liest Ihre eingehenden Kundenaufträge aus E-Mail und PDF, gleicht sie gegen Ihre ERP-Stammdaten ab und legt sie Ihrer Auftragsabwicklung als fertigen Auftragsentwurf zur Freigabe vor.
Managed Service. Keine Software zu installieren, keine ERP-Migration, kein Projekt über sechs Monate.
Daten bleiben in Europa: Betrieb in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU.
Hallo Herr Vogt,
wie besprochen bitte noch auf die Baustelle Marktstr. 14 liefern:
- 12x Sanpress Bogen 90° 22mm
- 4 Stck. Alpha2 25-60 180
- 20 lfm Dämmschalen 22mm wie letztes Mal
- 2 Ausdehnungsgefäße 25l
Liefertermin wenn möglich Freitag. Danke und Grüße, M. Brandt
Ihre Mitarbeitenden tippen ab, was ein Kunde bereits geschrieben hat.
Aufträge kommen als Fließtext-Mail, als PDF aus einem fremden System, als abfotografierte Liste. Jeder einzelne wird von Hand ins ERP übertragen. Das kostet Zeit im Tagesgeschäft, erzeugt Erfassungsfehler und blockiert genau die Leute, die eigentlich verkaufen sollen.
Bearbeitungszeit pro Auftrag von Hand, inklusive Rückfragen und Artikelsuche.
Wenn der Auftragseingang stapelt, verschiebt sich die Auslieferung – nicht die Erwartung Ihres Kunden.
Wissen über Kunden-Sonderbezeichnungen steckt in Köpfen, nicht im System.
Vier Schritte, danach läuft es im Hintergrund.
Aufträge werden weitergeleitet
Sie richten eine Weiterleitung von Ihrem Auftragspostfach ein. Mehr passiert auf Ihrer Seite nicht. Kein Zugriff auf Ihr ERP von außen, wenn Sie das nicht wollen.
Inhalte werden ausgelesen
Aus E-Mail-Text, PDF-Anhang oder Scan werden Kunde, Positionen, Mengen, Liefertermin und Lieferadresse extrahiert – auch aus unstrukturiertem Fließtext.
Abgleich gegen Ihre Stammdaten
Jede Position wird gegen Ihren Artikelstamm, Ihre Kundennummern und die bisherige Auftragshistorie geprüft. Was eindeutig ist, wird zugeordnet. Was nicht eindeutig ist, wird markiert.
Freigabe durch Ihre Auftragsabwicklung
Der fertige Auftragsentwurf liegt zur Kontrolle vor. Ein Blick, ein Klick, im ERP. Die Verantwortung für den Auftrag bleibt bei Ihnen – gewollt.
KI interpretiert.
Code kontrolliert.
Das ist keine Formulierung fürs Marketing, sondern die Architektur. Ein Sprachmodell ist gut darin, aus „die Dämmschalen wie letztes Mal“ eine Absicht zu erkennen. Es ist ungeeignet dafür, Artikelnummern oder Preise zu erzeugen. Deshalb darf es das bei uns nicht.
Was das Sprachmodell tut
- Auftragstext in Struktur überführen
- Positionen, Mengen und Einheiten erkennen
- Kundenformulierungen einem Suchbegriff zuordnen
- Termin- und Adressangaben herauslesen
Was es nicht darf
- Artikelnummern erfinden oder ergänzen
- Preise, Rabatte oder Konditionen bilden
- Adressen vervollständigen oder korrigieren
- Aufträge ohne menschliche Freigabe auslösen
Jede Artikelnummer, jeder Preis und jede Adresse stammt aus Ihrem Stammdatensatz – geprüft durch reguläre Programmlogik, nicht durch das Modell. Findet der Abgleich keine eindeutige Zuordnung, erfindet das System nichts, sondern legt die Position der Auftragsabwicklung vor. Auffällig ist nicht, wenn Auftragsdock etwas markiert. Auffällig wäre, wenn es das nicht täte.
Daten bleiben in Europa.
Mail-Eingang, Anwendung und Datenbank laufen auf Servern in Deutschland, Sicherungen bei einem zweiten europäischen Anbieter. Die Sprachmodelle, die Ihre Aufträge auslesen, setzen wir ausschließlich mit Verarbeitung in der EU ein. Ihre Auftragsdaten werden nicht in Rechenzentren außerhalb Europas verarbeitet oder gespeichert.
Hosting in Deutschland
Mail-Eingang, Anwendung und Datenbank laufen auf dedizierten Servern von netcup in Deutschland.
KI-Verarbeitung in der EU
Sprachmodelle werden ausschließlich mit Verarbeitung in der EU angesprochen. Nichts läuft auf Servern außerhalb Europas.
Backup beim zweiten Anbieter
Tägliche Sicherung bei einem zweiten Anbieter, ebenfalls in der EU. Ein Ausfall betrifft nicht beide.
Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Alle Unterauftragsverarbeiter legen wir offen. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Ihre Bestellmail wird an uns weitergeleitet
- netcup, Deutschland Mail-Eingang, Anwendung, Datenbank
- KI, EU Auslesen des Auftragstextes
- Zweiter Anbieter, EU tägliche Sicherung
Vergleichen Sie es mit der Kraft, die Sie sonst dafür einstellen.
Der ehrlichste Vergleich ist nicht „KI gegen keine KI“, sondern Auftragsdock gegen eine zusätzliche Kraft für die Auftragserfassung.
| Aushilfe in der Auftragsabwicklung | Auftragsdock | |
|---|---|---|
| Kosten pro Monat | rund 760 € | 760 € |
| Kapazität pro Monat | ca. 600 Aufträge | 2.500 Aufträge |
| Verfügbarkeit | rund 30 Std./Monat, Urlaub, Krankheit | durchgehend, auch abends und samstags |
| Einarbeitung | Wochen bis Monate | einmalig zur Einrichtung |
| Wenn die Menge steigt | zweite Kraft suchen | Volumen erhöhen |
| Fachliche Prüfung | durch die Aushilfe | durch Ihre erfahrene Auftragsabwicklung |
Annahme Aushilfe: rund 30 Std./Monat im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung, bei realistischen 20 Aufträgen pro Stunde. Auftragsdock ersetzt keine Fachkraft – es nimmt ihr das Abtippen ab und lässt ihr die Entscheidung.
Ein Preis, der auf der Website steht.
Sie sollen nicht drei Gespräche führen müssen, um zu erfahren, ob sich das für Sie überhaupt rechnet.
- Bis zu 2.500 Aufträge im Monat
- Alle Eingangsformate: E-Mail, PDF, Scan
- Laufender Betrieb und Überwachung durch uns
- Anpassungen bei neuen Kundenformaten inklusive
- Darüber hinaus 0,25 € je weiteren Auftrag, abgerechnet im Folgemonat
- Standard: monatlich, nach der Einrichtung mit 30 Tagen Frist kündbar
- Monatsrechnung im Voraus, Zahlungsziel 30 Tage
Einrichtung und Anbindung an Ihr ERP: Stammdatenabgleich, Abbildung Ihrer Eingangswege, Test an Ihren echten Aufträgen der letzten Wochen.
Wird bei jedem Vertrag gesondert berechnet. Rechnung sieben Tage nach Vertragsunterzeichnung, Zahlungsziel 14 Tage.
10 Monate zahlen, 12 nutzen. Statt 12 × 760 € (9.120 €) zahlen Sie 10 × 760 €. Leistung und Kontingent sind identisch mit dem Monatsvertrag.
- Rechnung ab Go-live, jedes Jahr im Voraus, Zahlungsziel 30 Tage
- Laufzeit 12 Monate, danach automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate
- Kündigung mit 30 Tagen Frist vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit
Sie wissen bereits, was Sie brauchen? Direkt beauftragen
Großhändler mit gepflegtem Artikelstamm und viel Auftragseingang per Mail.
Typischer Zuschnitt: 20 bis 250 Mitarbeitende, ein oder mehrere Standorte, ein etabliertes ERP-System und eine Auftragsabwicklung, die den Auftragseingang bisher von Hand erfasst.
Was uns im Erstgespräch am häufigsten gefragt wird.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Dann fällt es bei der Freigabe auf – so wie heute bei einem Tippfehler in der manuellen Erfassung. Der Unterschied: Auftragsdock markiert unsichere Positionen selbst und legt sie gezielt vor, statt sie im Stapel untergehen zu lassen. Ein Auftrag verlässt das System nie ohne die Bestätigung Ihrer Auftragsabwicklung.
Muss unser ERP-System dafür angefasst werden?
Nein. Im einfachsten Fall bekommen wir eine Weiterleitung Ihres Auftragspostfachs und einen Export Ihres Artikel- und Kundenstamms. Der Auftragsentwurf wird so bereitgestellt, dass Ihre Auftragsabwicklung ihn übernehmen kann. Eine tiefere Anbindung ist möglich, aber kein Muss für den Start.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für den Start rechnen wir mit ein bis zwei Wochen, davon liegt der Aufwand bei Ihnen im Bereich weniger Stunden: Postfach freigeben, Stammdaten bereitstellen, ein Abstimmungstermin. Danach testen wir zuerst an Ihren echten Aufträgen der Vorwochen, bevor irgendetwas produktiv geht.
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland und der EU. Mail-Eingang, Anwendung und Datenbank betreiben wir selbst auf Servern von netcup in Deutschland; die Überwachung läuft von einem zweiten netcup-Standort in Wien. Sicherungen liegen bei einem zweiten Anbieter (Hetzner) ebenfalls in der EU. Für das Auslesen der Aufträge nutzen wir Sprachmodelle, die wir ausschließlich mit Verarbeitung in der EU ansprechen; dafür wird der Inhalt der eingehenden Nachricht übermittelt. Alle Unterauftragsverarbeiter legen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO offen, den wir mit Ihnen abschließen. Ihre Auftrags- und Stammdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Was ist, wenn ein Kunde seine Aufträge anders formatiert als bisher?
Genau dafür ist es ein betreuter Dienst und kein Softwarekauf. Neue oder geänderte Formate passen wir im laufenden Betrieb an, ohne Zusatzkosten. Sie merken es im Idealfall gar nicht.
Wer steht dahinter?
Auftragsdock ist ein Angebot der Heldenwerft GmbH aus Flensburg. Im Betrieb sprechen Sie direkt mit den Menschen, die das System entwickelt haben – ohne Hotline und ohne Weiterreichen von Abteilung zu Abteilung.
Schicken Sie uns zehn Ihrer echten Aufträge.
Wir lassen sie durch Auftragsdock laufen und zeigen Ihnen im Gespräch, was dabei herauskommt – an Ihren Artikeln, mit Ihren Kunden, inklusive der Stellen, an denen das System nachfragen würde. 20 Minuten, ohne Verpflichtung.